Não interessa se é um novo assinante do Office 365 que está a investigar a flexibilidade do SharePoint ou se já é um utilizador experiente. Há dicas sobre como usar o SharePoint de maneira mais eficaz nas empresas que são úteis a qualquer utilizador, seja um novato ou um profissional. Saiba como aproveitar ao máximo as potencialidades do SharePoint.
Como garantir que aproveita ao máximo a versatilidade do SharePoint?
- Assegure-se de que os seus documentos podem ser encontrados
A funcionalidade de pesquisa do SharePoint é um recurso incrivelmente valioso e há várias maneiras de aprimorar essa ferramenta já robusta. Uma das melhores formas de garantir que os seus utilizadores podem encontrar o que procuram ao usar o SharePoint é dar a cada documento um título significativo.
O campo de título é o que é exibido pela primeira vez nos resultados da pesquisa, por isso, se repetir o mesmo título ou não criar um título exclusivo, o documento poderá ficar perdido entre todos os outros documentos no SharePoint. Pode também utilizar metadados para marcar documentos com atributos opcionais ao pesquisar, para melhorar os resultados.
- Aprenda a usar os alertas do SharePoint
Um dos recursos mais subutilizados do SharePoint são os alertas, que permitem que os utilizadores recebam alertas de email quando algo muda numa biblioteca ou numa lista. Pode ser notificado sobre atualizações numa pasta, documento ou item, como uma tarefa ou evento. Na verdade, pode até usar os alertas do SharePoint para o notificarem de alterações no calendário, porque o seu calendário é, na verdade, uma lista no SharePoint.
- Crie listas no Excel e importe para o SharePoint
Alguns utilizadores experientes do Excel adoram usar tabelas para inserir grandes quantidades de informação. Felizmente, com o SharePoint, pode facilmente importar tabelas como listas do SharePoint. Simplesmente, preencha os dados numa tabela do Excel, abra o SharePoint, selecione “Mais opções” no menu “Ações do Site” e clique em “Importar Tabela” na seção “Lista”.
- Concentre-se na formação para incentivar a adoção do SharePoint
A plataforma do SharePoint tem muitos recursos à disposição dos colaboradores da sua empresa. Portanto, é essencial que proporcione formação adequada durante uma migração do SharePoint e após a plataforma ser totalmente adotada. Isso permitirá que os funcionários obtenham continuamente novos insights sobre os recursos úteis do SharePoint.
- Examine os suplementos do SharePoint
Outra maneira de obter mais do SharePoint é usar um dos muitos suplementos que foram desenvolvidos para atender às necessidades de uma grande variedade de empresas diferentes. Navegue pelo diretório de “Suplementos do SharePoint” para ver se alguma das ferramentas pode facilitar o dia a dia de qualquer um de seus colaboradores.
