No importa si eres un nuevo suscriptor de Office 365 que está investigando la flexibilidad de SharePoint o si ya eres un usuario experimentado. Hay sugerencias sobre cómo usar SharePoint de forma más eficaz en empresas que son útiles para cualquier usuario, ya sea un principiante o un profesional. Obtenga información sobre cómo aprovechar al máximo el potencial de SharePoint.
¿Cómo asegurarse de aprovechar al máximo la versatilidad de SharePoint?
- Asegúrese de que sus documentos se pueden encontrar
La funcionalidad de búsqueda de SharePoint es una característica increíblemente valiosa y hay varias maneras de mejorar esta herramienta ya robusta. Una de las mejores maneras de asegurarse de que los usuarios pueden encontrar lo que están buscando al usar SharePoint es dar a cada documento un título significativo.
El campo de título es lo que se muestra por primera vez en los resultados de búsqueda, por lo que si repite el mismo título o no crea un título único, el documento puede perderse entre todos los demás documentos de SharePoint. También puede utilizar metadatos para marcar documentos con atributos opcionales al buscar para mejorar los resultados.
- Aprenda a usar alertas de SharePoint
Una de las características más infrautilizadas de sharepoint son las alertas, que permiten a los usuarios recibir alertas por correo electrónico cuando algo cambia en una biblioteca o lista. Puede recibir una notificación de actualizaciones de una carpeta, documento o elemento, como una tarea o un evento. De hecho, incluso puede usar alertas de SharePoint para notificarle de los cambios de calendario, porque el calendario es en realidad una lista en SharePoint.
- Crear listas en Excel e importar a SharePoint
A algunos usuarios experimentados de Excel les encanta usar tablas para introducir grandes cantidades de información. Afortunadamente, con SharePoint,puede importar fácilmente tablas como listas de SharePoint. Simplemente rellene los datos en una tabla de Excel,abra SharePoint,seleccione «Más opciones» en el menú «Acciones del sitio» y haga clic en «Importar tabla» en la sección «Lista».
- Concéntrese en la formación para fomentar la adopción de puntos compartidos
La plataforma de SharePoint tiene muchos recursos disponibles para los empleados de su empresa. Por lo tanto, es esencial que proporcione un entrenamiento adecuado durante una migración de SharePoint y después de que la plataforma se adopte completamente. Esto permitirá a los empleados obtener continuamente nuevos conocimientos sobre las características útiles de sharepoint.
- Revisar complementos de SharePoint
Otra forma de obtener más de SharePoint es usar uno de los muchos complementos que se han desarrollado para satisfacer las necesidades de una amplia variedad de empresas diferentes. Examine el directorio «SharePoint Add-ins» para ver si alguna de las herramientas puede facilitar que cualquiera de sus colaboradores sea el día a día.
